Plan Nedir ?
İşletmede ne
yapılacağının önceden kararlaştırılması veya neyin ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenmesi süreci şeklinde ifade
edilebilir. Bir başka bir ifadeyle, planlama; kaynakların en etkin verimli
bir şekilde kullanılabilmesi amacıyla, işletmenin gelecekte ulaşması gereken
amaçları çeşitli seçenekler arasından seçim yaparak saptaması ve işletme içi
çalışmaları da seçilmiş olan amaca en etkili olarak ulaşmayı sağlayacak en
etkin biçimde düzenlenmesi işlemidir.
Diğer bir tanımda
ise; Planlamayı bir veya daha fazla amaç bunlara ulaşmak için gerekli araç
ve yolların önceden tayin ve tespiti olarak tanımlayabiliriz. Planlama,
işletme için amaç geliştirme, bu amaçlara ulaşmak için çeşitli
alternatiflerin değerlemelerini kapsayan süreçleri içerir. Bu süreçler dış
tehlike ve fırsatlarla işletme içi güçler ve zayıflıkların sistematik
kontrolünün temelleri üzerinde kurulmuştur.
Niçin Yapılıyor ?
Neden plan yaparız?
Tüm işletmelerde gelecek bir sorun olarak karşımıza bu soru çıkar.Çünkü
bütün yöneticiler işletmeyi yaşatmak ve devamlılığını sağlamakla
yükümlüdürler.Geleceğin ne olacağını tahmin etmek,işletmesinin nereye
gittiğini gelecek yıllarda faaliyetlerinin ne tür bir seyir göstereceğini
sistematik bir biçimde öngörmek bu yükümlülüğün önemli bir kısmını
oluşturur.Bununla birlikte,geleceğe yönelik düşünme biçimine sahip olan
yöneticilerin sayısı ya çok azdır ya da onları devamlı meşgul eden günlük
görevlerinde dolayı gerekli zamana sahip değildirler.
Gelecek günlerden emin
olunamayacağını bir ilke olarak kabul eden yöneticiler, ilerde meydana
gelecek olaylarla ilgili işletme içinde alınmış bütün kararların sistematik
bir şekilde incelenmesi gereğini duyarak planlama adı verilen yönetim
yönteminden yararlanırlar.
Sistematik bir yöntem olup
planlama sayesinde gelecekte belirli bir zaman süresi sonunda erişilmesi
istenen amaçlar ve normlar açık olarak belirlenir.İşletmenin faaliyette
bulunduğu çevrede olabilecek değişiklikler tahmin edilerek karar süreçleri
içine yeni veriler dahil edilir.Planlama işletmenin bütün bölümlerini
kapsayan bütünsel bir yöntem olduğundan geleceğin bütün kararlarının
tepkileri uygulamaya geçmeden önce dikkatlice değerlendirilip meydana
gelecek kazanç ve kayıplar belirlenir.
Nasıl Yapılıyor ?
Etkin ve verimli bir planlama
yapmak için ne gibi hususlara dikkat etmenin gerekli olduğunu yani planlama
ilkelerinin neler olduğunu belirtmek gerekir.
1. İlk ilkemiz
planlama arzusudur.Sorumlu yöneticinin ve tüm yönetim kadrolarının
planlamanın azimkar bir taraflısı olmaları gerekir.Bu ilke
yöneticiler arasında planlama yapmak ve onu uygulamak konusunda kesin bir
görüş ve işbirliğini gerektirir.
2. Etkili verimli
bir planlama dikey ve yatay olarak uygun bir zaman süresini gerekli
kılar.Planlama safhaları uygun bir zaman süresi içinde yer alırlar.Bu yer
alma,öngörülen her faaliyetin ayrı ayrı dikey
olarak ne kadar zaman süresi içinde bitirilebileceği ile öngörülen bütün
faaliyetlerin hepsinin bütün olarak ve birbirlerini takip eden sıra içinde
yatay olarak ne kadar zamanı gerektireceğinin bilinmesinden ibarettir.Bütün
faaliyetlerin kapsayacakları süreler içinde durumları ve tahmini sonuçları
incelenir ve gelecek yılların kaderi şimdiden karara bağlanmış olur.Zaman
sürelerini tayin ederken katı ve dogmatik olmaktan çok faaliyetlere uygun
gelen bir zaman ufku belirlenmelidir.
3. Alternatifler
ilkesi;planlamanın içerdiği her karar,bütün olayların ve mümkün olan tüm
faktörlerin incelenmesini,bunlar arasında işletmenin amaçlarına en iyi
gerçekleştirebilecek alternatiflerin seçimini kapsar.Bütün alternatiflerin
elde edilebilmesi ise yönetimin etkin bir bilgi sistemini gerekli kılar.
Alternatifler arası seçim
yaparken söz konusu kararların veya sorunların çözümüne dikkat,stratejik
niteliğe sahip faktörlere verilmelidir.Böylece alternatifler arası bir seçim
yapmak kolaylaşır ve stratejik yönetime sahip olmayan alternatifler ortadan
kaldırılarak sınırlama yoluna gidilir.
4. Dördüncü ilke
olarak,rekabet şartları altında verimli bir planlama rakiplerin ne yaptığını
ve ne yapabileceğini değerlendirerek iyi belirlenmiş bir faaliyet yönünün
seçiminin gerekliliğini söyleyebiliriz.Buna strateji seçimi ilkesi
denilmektedir.
5. Geleceğin bazı
belirsizlikleri ve riskleri taşınan planlamada büyük bir esneklik veya esnek
değerleme sağlanmasını gerektirir.Yani katı bir planlama beraberinde
birtakım tehlikeleri ve göze alınamayacak maliyetleri de getirir.Bu yüzden
esnek planlama yapmak,planlar üzerinde devamlı bir kontrolü sağlayarak
gerektiğinde değişikliklere yönelmek esneklik ilkesini doğurmaktadır.
6. İşletme planlaması
her sorumlu yöneticinin kendi sahasındaki bilgileri tamamlayarak bir ekip
çalışması yapmasını gerekli kılar.Kararları uygulamada sorumluluk taşıyan
herkes bu kararların alınmasına aktif olarak şu veya bu şekilde
katılmalıdır.Ekip halinde çalışma ve ekibi oluşturan yöneticilere
birbirleriyle tartışma imkanlarını sağlanması iyi bir planlama sisteminin
haberleşme ilkesini meydana getirir.Ekip çalışmasını gerektiren bu ilke
yöneticilerin yalnız kendi seviyesindeki meslektaşlarıyla değil üst ve alt
seviyedeki yöneticilerle de ilişkide bulunmalarını gerekli kılar.
7. Düzenli olarak
karşılaştırmaları sağlayacak basit bir model meydana getirmek için mümkün
olan her karar ve onun sonuçları yazılı olarak kaleme alınmalı ve mümkünse
rakamlaştırılmalıdır. Buna doküman ilkesi adı verilir. İmkanlar ölçüsünde
belirli sınırlar içinde bütün temel yönetici kararlar yazılı olarak el
altında bulundurulmalıdır. Bizi bu ilkeye iten nedenlerden biri,sorunun ve
onun mümkün nedenlerinin yazılı bir kısmını saklamak periyodik kontrollerde
kullanmayı sağladığı gibi sorunlara düşünsel olarak hakim olabilmeyi de
kolaylaştırır.Hatta yazılı planlar gerektiğinde yerinden çıkarılabilen
kağıtlar üzerine yazılmalı ve bir klasör içinde saklanmalıdır. Bu durum
planların belirli bir bölümü ile ilgilenen kimselere sadece o kısmını
kolayca vermek olanağını sağlar. |